Удаленная или дистанционная работа на дому
Что мы знаем об удаленной работе? Удаленная работа бывает нескольких видов:
Фриланс — это работа по договору гражданско-правового характера. С этим видом удаленной работы все ясно. Предприниматель находит работника (фрилансера), дает ему конкретное задание, устанавливает сроки и указывает все это в договоре ГПХ. В случае если работник делает работу в срок, работодатель выплачивает ему разовое вознаграждение, определенное в договоре. Никаких социальных гарантий подобный вид найма не предполагает.
А вот с надомной и дистанционной работой дела обстоят иначе. С сотрудником оформляются трудовые отношения путем заключения трудового договора(ТД), где и прописывается характер работы.
Особенности дистанционной работы надомника
При надомной работе рабочим местом работника является его дом. Сырье, инструменты для выполнения тех или иных работ предоставляет работодатель либо работник может приобрести их самостоятельно. Это оговаривается в ТД. При таких условиях в договоре прописывают компенсацию за произведенные надомником расходы:
Надомник может привлекать к работе членов своей семьи (гл. 49 ст. 310 ТК РФ).
Что такое работа на дому, мы выяснили. Разберемся, как правильно выстроить трудовые отношения с такими работниками?
Гл. 49 Трудового кодекса РФ регулирует трудовые отношения между работодателем и надомником. Из ст. 311 ТК РФ видно, что основные условия, при которых можно поручить работу надомнику, — это его состояние здоровья и соблюдение требований по охране труда (ст. 212 ТК РФ). В большинстве своем на дому работают производители ремесленных товаров, швеи, сборщики.
Все отношения между предприятием и надомным рабочим регулируются ТК РФ и ТД. Рассмотрим основные пункты договора.
После заключения ТД на предприятии издается приказ о найме работника. В графе «Характер работы» нужно написать: «Работа на дому». Работник должен ознакомиться с приказом и поставить в соответствующем месте свою подпись.
Трудовая книжка заполняется без каких-либо указаний о надомном труде.
ВАЖНО! Несмотря на то что надомник сам распоряжается своим рабочим временем, работодателю необходимо заполнять табель учета рабочего времени. Нормы о сверхурочных выплатах к нему не применяются.
Как правильно заполнить табель рабочего времени, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника-надомника?».
Положение об условиях труда надомников
До недавнего времени существовало положение об условиях труда надомников, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99, но оно утратило силу и не действует на основании приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.
Чтобы избежать недопонимания с работником, будет правильным составить должностную инструкцию или положение о надомной работе. Там можно подробно описать требования к безопасности, ответственность за их невыполнение и другие правила работы. Также можно предусмотреть предоставление компенсаций и дополнительных гарантий. В ТД работник должен поставить отметку, что с правилами ознакомлен.
Дистанционная работа по Трудовому кодексу
Дистанционной работой по ТК РФ можно считать выполнение определенных функций, оговоренных в ТД, которое происходит вне стационарного рабочего места, предоставляемого работодателем. Для работы и связи с работодателем работнику необходимо использовать информационно-телекоммуникационные сети (ИТС) общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).
Дистанционным работником является лицо, заключившее ТД о дистанционной работе.
В связи с распространением коронавирусной инфекции и временным переходом многих сотрудников на удаленку, чиновники предложили внести ряд поправок в ТК РФ.
Как изменилось законодательство для удаленных сотрудников, в Путеводителе по кадровым вопросам рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Одним из отличий дистанционного работника от остальных является общение с работодателем путем обмена электронными документами и использование усиленных электронных подписей (закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Каждая из сторон после получения электронного документа обязана направить подтверждение в электронном виде.
Что собой представляет электронная подпись, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».
Возникает вопрос: как при дистанционной работе заключить ТД с удаленным сотрудником?
Договор заключается, как и ведется документооборот в целом, с использованием ИТС общего пользования, в т. ч. электронной почты. После чего работодатель в течение 3 дней направляет дистанционному работнику бумажный экземпляр договора по почте.
Как оформить сотрудника, работающего из-за границы, читайте в статье «С работающими за границей нельзя заключать трудовые договоры».
Так как при дистанционной работе работник имеет все те же права, что и выполняющий свои обязанности в офисе предприятия, он должен представить работодателю в электронном виде документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. В случае необходимости работодатель вправе потребовать от работника прислать ему нотариально заверенные копии документов.
Если у работника ранее не было СНИЛС, он должен получить его самостоятельно и выслать копию работодателю.
При обоюдном согласии трудовая книжка не заполняется. Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, является ТД. При отсутствии такого соглашения сотрудник почтой (заказным письмом) направляет трудовую книжку работодателю (ст. 312.2 ТК РФ).
На что нужно обратить внимание при составлении дистанционного договора?
Остановимся подробнее на некоторых пунктах.
Отражение места работы дистанционного работника в трудовом договоре
Так как дистанционная работа не может быть связана с адресом работодателя, в качестве места работы в договоре указывают домашний адрес работника. Но это не означает, что он должен работать только дома.
Работник может, например, появляться в офисе работодателя для сдачи готовых результатов работы или получения задания. Возможен вариант присутствия работника в офисе ограниченное (указанное в договоре) время. Но если фактически основной объем работы выполняется вне офиса, она все равно считается дистанционной.
Дистанционная занятость
Согласно ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим своей занятости и отдыха, если в трудовом договоре не оговорено иное. Значит, порядок дистанционной работы должен быть определен в момент подписания договора. Данные условия труда характерны для специалистов творческих профессий.
В случае если в договоре оговорен свободный график работы, т. е. вне зависимости от времени суток и выходных, работодатель избавляется от обязанности вести учет рабочего времени.
Но если рабочее время в договоре установлено (например, со вторника по субботу с 9:00 до 15:00 или любое другое время), работодателю необходимо вести учет рабочего времени и производить доплату за переработки, если они будут иметь место. Такие условия характерны для работы диспетчеров.
Безопасность труда
Большую часть требований по организации охраны и безопасности труда относительно дистанционной работы работодатель выполнять не обязан.
Удаленного работника при приеме на работу необходимо ознакомить с требованиями по охране труда при работе с техникой, предоставленной или рекомендованной предприятием (ст. 312.3 ТК РФ).
Также на предприятии лежит обязанность по проведению спецоценки рабочих мест, но согласно п. 3 ст. 3 закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка рабочих мест не проводится в отношении условий труда надомников и дистанционных рабочих.
Как часто нужно проводить инструктаж по охране труда, читайте в статьях:
В случае если работник во время исполнения трудовых обязанностей травмируется или заболеет, предприятие обязано организовать расследование, в ходе которого будет выяснено, является это несчастным случаем на производстве или нет (ст. 227 ТК РФ, ст. 3 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Расследование имеет право проводить только комиссия (ст. 228 ТК РФ).
Компенсация
Во время выполнения дистанционной работы работник сам организует свой трудовой процесс. В случае если работник использует свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, в ТД нужно указать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование. Также необходимо предусмотреть и указать порядок возмещения других возможных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (ст. 312.3 ТК РФ).
Делаем вывод, что работник и работодатель могут согласовать и закрепить в ТД порядок компенсации расходов работника. Но в соответствии с письмом Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 необходимо документальное подтверждение износа имущества и других расходов, компенсации которых требует работник. Также нужно отметить, что в случае, если имущество использовалось не только для служебных нужд, требуется разделение степени износа в соответствии с целями его использования.
ВАЖНО! Возмещение расходов дистанционщиков нормируется для налогообложения прибыли с 31.08.2023, для НДФЛ и взносов с 01.01.2024. Сумма, которую можно учесть в расходах и не нужно облагать НДФЛ и взносами составляет 35 руб. в день.
См. также «Поездка дистанционщика в офис — это командировка».
Оплата труда дистанционных работников
Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.
Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.
Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.
Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение договора
Особенности прекращения ТД указаны в ст. 312.5 ТК РФ.
Основания для его расторжения должны быть указаны в договоре. Основания могут быть те же, что и для офисных работников. Например, расторжение по соглашению сторон или по инициативе работника (ст. 77, 78, 80, 81, 83, 84 ТК РФ).
Также можно привести специфические основания, которые будут характерны для конкретной дистанционной работы. Это может быть связано с количеством брака или нарушением сроков сдачи отчетов по выполняемой работе. Указав все это в договоре, работодатель сможет обезопасить себя от недобросовестных работников.
После издания приказа об увольнении он направляется работнику в день увольнения по электронным каналам связи, а его бумажная копия — по почте заказным письмом. Работник имеет право запросить копии всех документов, связанных с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ).
Итоги
Несмотря на опасения, все больше современных работодателей начинают прибегать к услугам именно удаленных рабочих. Во многом это вызвано желанием предприятия сэкономить на затратах по организации рабочего места сотрудника, компенсации проезда до работы и обратно и т. п. Также не нужно забывать, что удаленным сотрудникам, как правило, платят меньше, чем их офисным коллегам, а это экономия на расходах на зарплату и страховых взносах. Главное, принимая сотрудника на дистанционную работу, правильно составить с ним трудовой договор.
Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 312.1 ТК РФ
(в ред. Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Дистанционной (удаленной) работой (далее – дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети “Интернет”, и сетей связи общего пользования.
Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).
Для целей настоящей главы под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, указанные в части второй настоящей статьи, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса (далее также в настоящей главе – работник).
На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.
Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 – 22.3 настоящего Кодекса.
(часть пятая введена Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ)
В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов
Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:
Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы
Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):
Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.
Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.
Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.
Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов
Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:
Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.
Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).
По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:
При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.
Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами
С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:
Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником
Кадровое делопроизводство. Изменения. Электронные сертификаты Контур. Школы
Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.
Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:
«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».
При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.
Место работы дистанционного работника
Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.
Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.
Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:
«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».
Режим рабочего времени и времени отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.
Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе
Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:
Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:
Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:
Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».
Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.
Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:
«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».
Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).
Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.
Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника
Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:
Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника
Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.
В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.
Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника
Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.
Выдача копий документов дистанционному работнику
Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:
Увольнение дистанционного работника
При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Выводы и рекомендации
Подготовка на соответствие профстандарту
В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.